Vedtægter for Havndal Fitness

Ændret på Generalforsamling den 25.marts 2025

1. Navn og Hjemsted

Foreningens navn er Havndal Fitness.

Foreningen er hjemmehørende i 8970 Havndal, Randers Kommune.

2. Formål

Foreningens formål er via forskellige former for motion og træning at fremme den enkeltes og fællesskabets sundhed og trivsel, samt styrke det sociale netværk mellem byens/omegnens borgere på tværs af køn, alder og fysisk formåen. Derudover arbejder foreningen også med værdiskabende og almennyttige initiativer, der gavner lokalsamfundet og bidrager positivt til samfundet som helhed.

3. Instruktør

Alle instruktører i Havndal Fitness skal som minimum have gennemført en instruktøruddannelse, før man må instruere. Alle instruktører skal underskrive kontrakt ved opstart. indeholdende bl.a. krav til instruktørtimer og bindingsperiode, og straffeattest skal kunne forelægges på ledergruppens anmodning. Der indhentes digital børneattest for alle frivillige.

4. Medlemskab

Som aktive medlemmer kan alle, der vedkender sig nærværende vedtægter, optages som medlem. Alle medlemmer skal tilbydes individuel instruktion og træningsprogram ved start i foreningen.

5. Indmeldelse

Indmeldelse sker elektronisk enten af en instruktør eller via online selvbetjening. Indmeldelse sker altid forud. For medlemmer under 18 år skal indmeldelsen godkendes med NemID af forældre eller værge.

6. Kontingent

Kontingent for medlemmer fastsættes af ledergruppen i Havndal Fitness, som ligeledes fastsætter opkrævningsform og betalingsbetingelser. Ledergruppe, instruktører og andre, som ledergruppen finder hensigtsmæssige, undtages fra kravet om deltagerbetaling.

7. Udelukkelse og eksklusion

Som medlem af Havndal Fitness er misbrug og salg af stimulerende midler og anabolske steroider eller anden form for doping forbudt, jfr. IOC's dopingliste. Overtrædelse af dette forbud medfører omgående bortvisning samt politianmeldelse.

Man er som medlem i Havndal Fitness underlagt Anti Doping Danmark til de enhver tid gældende love og regler. Bliver et medlem udtaget til dopingkontrol, og prøven er positiv tilbagebetales evt. tilgodehavende kontingent ikke.

Et medlem kan af ledergruppen gives karantæne, såfremt vedkommendes opførsel strider mod Havndal Fitness' vedtægter eller medlemmet skader foreningens omdømme. Der vil på generalforsamlingen blive taget stilling til, om medlemmet skal ekskluderes fra foreningen. Det pågældende medlem har på generalforsamlingen ret til at tale sin sag, inden en evt. beslutning om eksklusion foretages.

8. Ordinær generalforsamling / Årsmøde

Generalforsamlingen er Havndal Fitness' øverste myndighed i alle anliggender. Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt inden udgangen af marts måned.

Det reviderede regnskab fremlægges på generalforsamlingen. Regnskabet løber fra 1. januar til 31. december.

Adgang til generalforsamlingen har alle Havndal Fitness' medlemmer, samt hvem ledergruppen måtte indbyde.

Stemmeret har alle medlemmer, der er fyldt 16 år. Personer under 16 år ved deres forældre.

Der kan stemmes ved personligt fremmøde eller ved skriftlig fuldmagt. Et medlem kan kun have en fuldmagt med. Generalforsamlingen indkaldes med mindst 2 ugers varsel ved opslag på havndalfitness.dk eller på den måde ledergruppen finder det formålstjenstlig.

Ledergruppen skal fremlægge forslag til sammensætning af ledergruppe for det kommende år, samt forslag til bilagskontrollanter. Ledergruppens forslag skal være kendt via foreningens hjemmeside senest 8 dage før generalforsamling.

Forslaget skal opnå almindeligt stemmeflertal (over halvdelen). I modsat fald skal der gennemføres valg med skriftlige forslag og valg til ledergruppen, hvor mindst 2/3 af de afgivne gyldige stemmer, stemmer for forslaget.

Forslag, der ønskes behandlet (dagsorden punkt 5, 6 og 7) på den ordinære generalforsamling, skal være indsendt skriftligt til ledergruppen senest 8 dage før generalforsamlingen afholdes. De indkomne forslag offentliggøres på foreningens hjemmeside senest 3 dage før generalforsamlingen.

9. Dagsorden

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:

1. Valg af dirigent og stemmetæller

2. Ledelsens beretning for det forløbne år og visioner for fremtiden

3. Forelæggelse af regnskab for det forløbne år til godkendelse

4. Behandling af indkomne forslag

5. Valg af foreningsleder (på valg lige år)

6. Valg af foreningskasserer (på valg ulige år)

7. Valg af to medlemmer til ledergruppen (skiftevis på valg hvert andet år)

8. Valg af en suppleant (på valg hvert år)

9. Valg af en bilagskontrollant og en bilagskontrollantsuppleant (på valg hvert andet år)

10. Eventuelt

10. Generalforsamlingens ledelse m.v.

Generalforsamlingen vælger sin dirigent, der ikke må være medlem af ledergruppen. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal, dog kræver vedtægtsændringer og foreningens opløsning kvalificeret majoritet, jfr. punkt 16 og 17.

Valgbare til ledergruppen er medlemmer, der er fyldt 16 år og har stemmeret, jfr. punkt 8. For at kunne blive valgt til foreningsleder eller foreningskasserer, skal man dog være fyldt 21 år.

Afstemning skal, hvis et medlem forlanger det, foretages skriftligt.

Der føres en protokol over generalforsamlingens beslutninger. Protokollen godkendes og underskrives af dirigenten.

11. Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af ledergruppen, og skal indkaldes, når mindst en femtedel af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt over for ledergruppen fremsætter ønske herom.

Generalforsamlingen afholdes senest 4 uger efter begæringens modtagelse. For så vidt angår mødet, ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.

12. Ledergruppe – valg

Ledergruppen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer Havndal Fitness i alle forhold. Ledergruppen kan nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver/aktiviteter. De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter foreningen i henhold til vedtægterne. I tilfælde af stemmelighed i ledergruppen har foreningslederen 2 stemmer.

Ledergruppen med stemmeret består af 4 personer, heraf: en foreningsleder, en foreningskasserer og to ledergruppemedlemmer. Der kan tilmed i perioder ved fx projektudførsler indgå flere i ledergruppen, hvis ledergruppen skønner dette nødvendigt, dog uden stemmeret.

Foreningslederen og et ledergruppemedlem er på valg i lige år. Foreningskassereren og det andet ledergruppemedlem er på valg i ulige år. Suppleanten vælges for et år ad gangen. Foreningslederen og foreningskassereren bliver valgt på den ordinære generalforsamling, jfr. punkt 9. Resten af ledergruppen konstitueres ved det først komne ledermøde.

13. Tegningsret, hæftelser og ansvar

Ledergruppen fastsætter selv sin forretningsorden, og er kun beslutningsdygtig, når mindst 3 af dens medlemmer er til stede. Over ledergruppens forhandlinger føres en protokol.

Ved økonomiske dispositioner, herunder køb (over 1500,- kr), salg og pantsætning af Havndal Fitness' udstyr skal dette godkendes af hele ledergruppen.

Foreningen tegnes af foreningsleder og foreningskasserer.

Havndal Fitness' medlemmer hæfter ikke personligt for de for Havndal Fitness indgåede forpligtelser, for hvilke alene Havndal Fitness hæfter med dens respektive formue. Havndal Fitness' medlemmer har ikke nogen økonomisk forpligtelse overfor foreningen udover kontingentforpligtelsen. Havndal Fitness' medlemmer har ikke krav på nogen del af foreningens formue eller udbytte af nogen art.

Ledergruppen er ansvarlig for foreningens økonomi, men hæfter ikke personligt for foreningens økonomiske forpligtelser. Ledergruppen hæfter dog personligt, iht. retspraksis, hvis der opstår erstatningsansvar som følge af: "Retsstridig handling eller undladelse, der kan tilregnes pågældende som forsætlig eller groft uagtsom".

14. Regnskab

Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Foreningskasserer skal senest 14 dage før generalforsamlingen aflevere driftsregnskab og status for det foregående år til bilagskontrollanten.

Driftsregnskab og status forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse, og skal være forsynet med bilagskontrollantens påtegning og underskrift, samt underskrift fra hele ledergruppen.

15. Bilagskontrol

På den ordinære generalforsamling vælges for to år ad gangen en bilagskontrollant og en bilagskontrollantsuppleant, jfr. punkt 9.

Bilagskontrollanten skal hvert år, efter regnskabsafslutningen, gennemgå det samlede regnskab og påse, at beholdninger er til stede. Bilagskontrollen er regnskabsmæssig revision, der sørger for at reglerne inden for Folkeoplysningen overholdes. Driftsregnskab og status forsynes med en påtegning.

Bilagskontrollanten har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.

16. Vedtægtsændringer

Ændringer af vedtægter kan ske på hver generalforsamling, når mindst 2/3 af de fremmødte er for forslaget, og medlemmerne er gjort bekendt med ændringsforslagene.

17. Foreningens opløsning

Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling. Til dennes beslutningsdygtighed kræves, at 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede, og til forslagets vedtagelse kræves, at mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget.

Opnås et sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutningen kan træffes med ovennævnte stemmeflertal, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer der er til stede.
I tilfælde af opløsning skal foreningens formue anvendes til almennyttige formål i Havndal og omegn. Den afgående ledergruppe træffer beslutning om fordeling af midlerne.

Vedtægter godkendt på generalforsamling.

Havndal, den 25.03.2025